HClever

Les hôteliers utilisent des systèmes de gestion Front-Office afin de faciliter et de fluidifier le processus de réservation ; dès l’arrivée du client à l’hôtel jusqu’à son départ. C’est alors un outil de travail qui permet de renforcer la qualité du service et d'offrir une expérience client optimale.

Le système de gestion hôtelière Front-office a pour but de coordonner toutes les opérations faites par le personnel d’hôtel, dans une seule plateforme et une seule base de données. Vous serez donc en mesure de simplifier le processus de communication et le transfert de l’information entre les services , d’éliminer toutes les erreurs et les doubles saisies et donc de gagner du temps et d’être plus efficace.

Les logiciels Front-offices d’hôtellerie sont très nombreux sur le marché. Chaque hôtelier choisi son système en fonction de ses besoins prédéfinis. Or, le choix ne doit pas être focalisé seulement sur les besoins à temps réel mais aussi sur les besoins, les fonctionnalités, l’utilité et l’efficacité du logiciel à long terme. Le défi est donc de choisir un système performant, facile d’utilisation et qui regroupe toutes les fonctionnalités dont l’hôtelier et son personnel ont besoin.

Par conséquent, le FOS doit contenir tous les modules que les employés d’hôtel utilisent au quotidien, à savoir :

1. Le module de la gestion des réservations et de réception 

Ce module permet aux hôteliers de contrôler les réservations de tous les clients, de suivre les allotements, de contrôler les surréservations et de modifier le nombre de personnes, de chambre et de pension pendant la période de la réservation.

De plus, le personnel peut être prêt avant l’arrivée du client grâce à l’option pré-check-in qui permet d’organiser les chambres en fonction des préférences de chacun. Le processus de check-in est alors accéléré dès l’accueil du voyageur.

Ce n’est pas fini ; ce module doit principalement contenir autant de fonctionnalité utile pour une gestion complète du front office. Nous citons parmi ces fonctionnalités :

• Gestion des clients
• Cardex client
• Pré-check-in, check-in, fast check-in
• Planning des réservations
• Affectation des Chambres
• Recherche par nom
• Visualisation des façades de chambre
• Bloquer/débloque une chambre
• Gestion du housekeeping
• Planning des évènements
• Gestions des objets oubliés
• Gestion de la maintenance technique.
• Gestion des points de fidélités

2. Le module de la caisse réception 

Celui-ci doit permettre de gérer la facturation peu importe le mode de règlementainsi que de générer les rapports utiles à ce département. Le système de facturation doit être facile d’utilisation, et doit comprendre toutes les options possibles afin que l’encaissement, le check-out et la passation entre les réceptionnistes se font sans efforts.

Il doit donc inclure :

• Les entrées du cash du jour (Entrer prestation/dossier, entrer prestation/ chambre, règlement prestation dossier et chambre),
• Les rapports (liste des modes de paiement, des déductions/réductions, des gratuités, des extras sur chambres, des factures en instance, détail des points de vente, rapport CA/points de vente, main courante, rapport arrangement, système de gestion téléphone),
• La liste des factures clients,
• Le délogement,
• Le transfert des prestations,
• L’arrangement automatique,
• Le changement de mode de règlement,

3. Le module des éditions et rapports 

l'E&P doit à son tour exposer d’une manière claire toutes les informations dont un hôtelier a besoin sous forme de rapport, afin de faciliter la vérification de toutes les données journalières, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles de l’hôtel.

Les fonctionnalités que ce module doit inclure sont :

• Éditions listes :      Planning         de l’hôtel/jour, liste des arrivées « pré- checking » et avec tarif, listes des départs,   des clients/chambre, +  arrangement, Rooming liste préparatoire            et        définitive des groupes, liste des clients/noms ou chambres, liste des chambres/façade, des chambres hors service, des chambres vides,  des réservations no-show, des réservations annulées, des allotements/période, rapprochement (gouvernante/contrôleur), les dossiers débiteurs non validés, planning agence
• Statistiques : arrivés     /mois, nuitées /mois, statistiques agences, CA des extras réalisés/nationalité, CA des arrangements/période, taux d’occupation/agence, planning des pensions/période, statistiques/marchés, rapport CA et occupation, rapport CA/nationalité.

4. Le module de système d’aide à la prise de décision

Recevez chaque jour, avec le système d’aide à la prise décision, l’écart entre les budgets planifiés et les revenus réalisés. Ce système doit mettre à votre disposition les statistiques nécessaires (taux d’occupation, taux de fréquentation, les arrivées, l’indice de fréquentation, RMC, REVPAC, REVPAR) afin de prendre les décisions qui vous mettront sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.

5. Le module de plan d’action commercial

Rassemblez votre stratégie commerciale sur une seule plateforme du plan d’action commercial.  Cela vous permettra de tracer une fiche de route afin de cadrer votre équipe commerciale et la mener vers les résultats espérés.

En effet, cette plateforme doit vous aider à planifier vos stratégies d’affaires. A titre d'exemple, elle doit vous permettre de budgéter votre plan marketing sur une période d’un an ou encore analyser votre concurrence avec une méthode spécifique.

6. Le module de gestion des débiteurs 

Gérez les règlements des agences que vous avez accepter leurs vouchers en toute simplicité. Ce système doit vous offrir un suivi détaillé de vos facturations, règlements, créances et doit préserver le tout dans un historique pour chaque client qui vous paye après son départ.

7. Le tableau de bord 

Le tableau de bord est l’outil le plus indispensable dans le FOS. Il regroupe toutes les informations les plus importantes à temps réel à travers des supports visuels pour que les dirigeants puissent avoir un aperçu exact et rapide des activités. On y ajoute également des raccourcis pour générer les documents nécessaires.

En somme, la solution ERP Hclever-FOS place tous ces modules et ces fonctionnalités dans une seule et unique plateforme Cloud, que chaque hôtelier peut y accéder à partir de n’importe quelle interface ; que ce soit un Smartphone, une tablette, un PC ou autres.

Grâce à plus de 27 ans d’expérience, une équipe de professionnels a pu concevoir cette solution 100% rentable, efficace, rapide, facile à utiliser, et qui vous offre une meilleure performance tout en utilisant les dernières technologies. Le Hclever-FOS, améliore la gestion de réservation et réception afin d’offrir aux clients un service de haute qualité vous permettant ainsi de les fidéliser.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

Dans le prochain article, nous allons vous expliquer le système du back office, afin de découvrir la nécessité, l’importance et la valeur ajoutée d’avoir un bon PMS.  Cela vous aidera à prendre les meilleures décisions qui génèrent du chiffre d’affaire et minimisent les charges, pour ainsi dégager le meilleur revenu brut d’exploitation de votre établissement.

Pour tout complément d’information, n’hésitez pas à nous contacter.